(P) Cum se organizeaza curatenia intr-un sediu de birouri: plan pe zone, ture si verificari

Un serviciu de curatenie pentru birouri nu incepe cand operatorul ia in mana aspiratorul. Inaintea primei ture trebuie intelese spatiul, programul oamenilor, regulile de acces si prioritatile beneficiarului. Fara aceasta etapa, chiar si o lista lunga de operatiuni poate rata lucrurile importante pentru compania care foloseste cladirea.

La contractele cu doua ture, organizarea conteaza si mai mult: unele companii cer ca turele sa nu se suprapuna, iar altele prefera ca angajatii sa se intalneasca pentru predare. Planul trebuie construit pentru spatiul si programul fiecarui client.

Patru intalniri inainte de inceperea serviciului

Evaluarea incepe cu o vizita a directorului firmei prestatoare in locatie. Urmeaza intalnirea supervizorului impreuna cu administratorul spatiului, apoi vizite separate cu operatorul care va lucra dimineata si cu cel care va lucra dupa-amiaza. Administratorul participa la toate aceste intalniri.

EXCLUSIV „Subiectul Zilei cu Răzvan Dumitrescu” începe marți, 27 octombrie, de la ora 20:30, live pe Gândul. În exclusivitate, Robert Turcescu, explică cum s-a trecut la „next level”: de la drone la sabotaje

14:32

INCIDENT Un bărbat a fost reținut de poliția din Tel Aviv după ce ar fi încercat să-l asasineze pe liderul unui partid israelian de stânga, Yair Golan. Acuzații la adresa lui Netanyahu: „Instigarea și violența nu ne vor descuraja”

14:31

Scopul nu este doar masurarea suprafetelor. Echipa identifica birourile, cosurile, salile de sedinta, bucatariile, grupurile sanitare, balcoanele, plantele si zonele de acces. Se noteaza cate posturi de lucru sunt ocupate si cate raman libere, inclusiv in spatiile unde personalul lucreaza hibrid sau vine in zile diferite.

Planificarea urmareste si felul in care functioneaza cladirea: cine ajunge inaintea programului, unde se duc deseurile, ce lift poate fi folosit, cine primeste produsele de curatenie si cine se ocupa de consumabilele oferite angajatilor, precum apa, cafeaua, fructele sau gustarile. Beneficiarul poate avea prioritati punctuale: de pilda, sa fie curatate mai intai baile si bucataria, inainte de aspirarea si spalarea pardoselii.

Planul de lucru se stabileste in trei

Beneficiarul, directorul firmei prestatoare si supervizorul stabilesc impreuna planul, pe zone, timpi si frecvente. Operatiunile pot fi impartite zilnic, saptamanal si lunar si alocate celor doua ture. Lista finala trebuie sa corespunda cu serviciile contractate si cu prioritatile discutate, astfel incat beneficiarul si operatorii sa stie clar ce se face si cand.

In functie de spatiu si contract, lista poate include aspirarea mochetei, curatarea birourilor, igienizarea grupurilor sanitare, intretinerea bucatariei si a aparatelor, pregatirea salilor de sedinta, stergerea urmelor de pe sticla de la intrare sau evacuarea deseurilor in zona stabilita. Nu toate sediile au aceleasi nevoi, iar volumul de lucru depinde si de gradul de incarcare, de obiectele aflate pe suprafete si de materialele din care sunt facute scaunele sau mobilierul.

Experienta acumulata in domeniul curateniei ajuta la estimarea timpilor, dar planul se verifica in locatie si se ajusteaza impreuna cu beneficiarul. Un scaun textil poate necesita alta interventie decat unul din piele ecologica, iar un birou incarcat cu echipamente si obiecte nu se curata la fel ca o suprafata libera.

Turele se adapteaza programului companiei

Un program posibil poate fi 06:00–14:30 pentru tura de dimineata si 15:00–19:00 pentru tura de dupa-amiaza, fara suprapunere. In alte contracte, programul poate include un interval comun pentru predarea informatiilor. Alegerea depinde de solicitarea beneficiarului si de activitatea sediului; nu exista o schema unica pentru toate companiile.

Fiecare operator are un program si o lista de operatiuni pentru tura sa, pe care trebuie sa le urmareasca de la intrare pana la iesire. In contractele in care turele se intalnesc, angajatii discuta fata in fata ce au realizat si ce necesita continuare. Cand turele nu se suprapun, informatiile se pot transmite telefonic, prin mesaje sau in scris, dupa modul agreat.

Operatiunile zgomotoase, cum sunt aspirarea, mutarea scaunelor, spalarea geamurilor sau curatarea mecanizata a mochetei, se discuta dinainte cu beneficiarul si se programeaza in intervalele potrivite. Astfel, planul de curatenie tine cont si de oamenii care lucreaza in cladire.

Materialele si accesul au responsabili

Tagurile de acces sunt preluate de la beneficiar inainte de inceperea activitatii. Fiecare operator raspunde de tagul sau, iar supervizorul are unul separat. Daca un tag nu functioneaza, beneficiarul este informat. La cerere, se pot verifica orele la care operatorul a intrat si a iesit, in raport cu programul stabilit prin contract.

Materialele si echipamentele sunt livrate inainte de prima zi si depozitate in spatiul pus la dispozitie de beneficiar. Ulterior, operatorul intocmeste necesarul de materiale, iar beneficiarul primeste un exemplar. Necesarul se poate modifica in functie de consum, concedii, sarbatori legale, program hibrid sau schimbarea suprafetei sediului.

Controlul urmareste planul convenit

Supervizorul urmareste ambele ture mai des in perioada initiala. In mod obisnuit, pot fi opt vizite pe luna in primele doua-trei luni, distribuite intre ture. Dupa stabilizarea activitatii, frecventa poate scadea treptat la patru si apoi la doua vizite pe luna, cu verificari suplimentare la solicitarea beneficiarului sau inaintea unor lucrari speciale.

La fiecare control, lista verificata trebuie sa corespunda planului agreat de beneficiar, director si supervizor. La finalul lunii, partile semneaza procesul-verbal de buna executie, document care confirma serviciile prestate si sta la baza facturarii. Daca este semnalata o problema, operatorul si supervizorul sunt informati, iar remedierea se face, de regula, in 24–48 de ore.

Respectul fata de angajati face parte din serviciu

Operatorii fac parte din echipa firmei prestatoare. Au contracte de munca, protectia muncii si medicina muncii, materiale si utilaje potrivite si acces la supervizor sau director daca apare o problema. Respectul inseamna si comunicare clara cu beneficiarul: cine transmite o solicitare, cum se schimba prioritatile si cum este protejat timpul alocat operatiunilor deja stabilite.

La o interventie de curatenie generala intr-un sediu, un beneficiar a remarcat verbal, in discutia cu o alta companie interesata de servicii, modul respectuos in care echipa isi trateaza angajatii. Redata fara a identifica persoanele sau firma, observatia surprinde un aspect important al colaborarii: calitatea serviciului tine si de felul in care sunt sustinuti oamenii care il presteaza.

Pentru companiile care cauta servicii de curatenie pentru birouri, un plan clar inseamna mai mult decat o lista de sarcini. El conecteaza accesul, programul, consumabilele, operatiunile si verificarile cu felul real in care este folosit sediul. Cand toate partile cunosc regulile, serviciul se poate desfasura cu mai putine intreruperi si cu responsabilitati mai clare.

Sursa foto: curatart.ro